dinsdag 4 april 2017, 11:51

Kennisdelen over ritregistratie

Ritregistratie: wat is het?

Kort gezegd legt een ritregistratiesysteem basisgegevens van een rit vast: locatie, tijd, gereden kilometers, aard van de rit (privé of zakelijk) en chauffeur. Dat wordt opgeslagen in een bestand voor gebruiker, werkgever en Belastingdienst. Alleen al op de Nederlandse markt zijn er zo’n 100 leveranciers van systemen, die vaak nog meer opties hebben.

Ritregistratie kan een belangrijke stap zijn bij het ‘connected’ maken van voertuig en berijder. Er zijn voertuiggebonden en persoonsgebonden systemen die ook andere vervoermiddelen registreren, zoals fiets en openbaar vervoer.

Keurmerk voor sluitende ritadministratie

Het keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) is opgericht in samenwerking met de Belastingdienst en officieel gestart in 2013. Het telt nu 30 deelnemers en 19 keurmerkhouders. Het is alleen voor voertuiggebonden systemen. De kenmerken:

  • Sluitende ritadministratie voor de fiscale bijtelling
  • Privacy gewaarborgd en veilige opslag gegevens
  • Toekomstbestendig voor fiscale wijzigingen
  • Waarborg integriteit met digitale handtekening

Gedrag beïnvloeden

Bart Dik vertelde over de beleidskant van ritregistratie. Met name over het beïnvloeden van gedrag. Denk hier goed over na, is zijn boodschap. Stel jezelf de vraag: wat wil ik met de registratie bereiken? Zuiniger rijden, betere tijdregistratie, minder privékilometers, goedkoper tanken, minder CO2 of nog iets anders?

Je kunt ook op weerstand stuiten. Bijvoorbeeld omdat je snijdt in privébelangen van je medewerkers. Voor je gaat implementeren is daarom een goed ontwerp en een goed gesprek met de gebruikers onmisbaar. Ritregistratie begint niet met het uitzoeken van een systeem, maar met het bepalen van doelen, beleid en communicatie naar je medewerkers.

Daarnaast moet je nadenken over wat je met de data gaat doen. Verzamelen is één ding, maar wie gaat analyseren en rapporteren? Ander nadenkertje: ga je medewerkers belonen bij goede resultaten of een sanctie opleggen bij slechte resultaten?

Ruimte voor discussie

Tijdens de plenaire discussie ontstond een gesprek tussen zaal en experts. Lomans: “Wij hebben in het verleden twee ritregistratiesystemen uitgeprobeerd, maar dit werkte niet goed. Onze medewerkers zagen er de meerwaarde niet van in en wilden niet meewerken. Nu willen we medewerkers graag bewust maken van brandstofkosten en de invloed van woon-werkverkeer op CO2-uitstoot. Dus denken we na over een systeem waarbij medewerkers zelf de kilometers invullen. Hoe betrouwbaar is dat?” Leo van Bingen: “Bij veel systemen geeft de chauffeur via een knop aan of de rit zakelijk of privé is. Controleren is ook een handigheid. Door bijvoorbeeld kritisch te kijken naar de hoeveelheid zakelijke kilometers, en daar vragen over te stellen, kom je indirect ook veel te weten over mogelijk ander gebruik. Voorbeeld: zijn zakelijke kilometers op een zondag verklaarbaar of niet?”

Andere vraag: “Hoe blijft data-analyse behapbaar als je te maken hebt met een wagenpark van meer dan 100 auto’s? Laat je mensen dan nog hun gegevens checken en goedkeuren voordat ze het indienen?” Oplossing: zorg voor een systeem dat de data filtert. Mensen die lijken te frauderen komen op een signaleringslijst en je spreekt ze aan. Dit heeft vervolgens een sterk preventieve werking. De kunst is om een zeef te bouwen en een balans te vinden tussen belonen en straffen.

Noot vanuit de groep: de nadruk in dit gesprek ligt erg op het slechte in de mens. Tijdens een eerdere bijeenkomst was de vibe anders. Meer enthousiasme en mensen profiteerden mee van de besparing. Daardoor leefde het onder de medewerkers. Het uitvoeren van ritregistratie betekent namelijk ook vertrouwen in je medewerkers.

Goede tips

Is het RRS definitief gekozen? Test het dan met een paar auto’s gedurende een paar maanden. Zo ontdek je of het in de praktijk ook goed werkt.

Ook is het handig om te kijken wat vergelijkbare bedrijven binnen de U15 voor systeem gebruiken en wat hun ervaringen zijn.

De Belastingdienst heeft een rekenhulp voor het afdragen van btw over het privégebruik van een zakelijke auto: http://ibm.regelhulpenvoorbedrijven.nl/btwprivegebruikauto/

Goed om te weten: Jan Mekelenkamp en de andere sprekers zijn altijd bereid nieuwe vragen te beantwoorden. Schroom niet om via Marinette contact met ze op te nemen!

Meer nieuws